De verborgen productdata kosten: Een ROI-berekening voor het MKB

De meeste MKB-ondernemers denken dat Excel gratis is. Dat klopt, totdat je de rekening opmaakt. Bijna elke organisatie gebruikt Excel voor het beheer van productinformatie. Dat lijkt op het eerste gezicht een slimme keuze. Je hebt de software immers al in huis. Er zijn geen extra kosten voor licenties en iedereen weet hoe een spreadsheet werkt. Het voelt als de meest voordelige weg voor een bedrijf met een groeiend assortiment.

Toch zit hier vaak een flink financieel lek. Hoewel er geen factuur van een softwarebedrijf op de mat valt, zijn de indirecte uitgaven hoog. Slechte informatie zorgt voor veel onrust op de werkvloer. Het leidt tot fouten bij bestellingen en producten staan veel te laat online. Als de data niet klopt, loopt het hele proces van inkoop tot verkoop stroef.

In deze blog volgt een berekening van de werkelijke prijs van handmatig databeheer. Op basis van gemiddelde cijfers wordt duidelijk hoeveel marge er jaarlijks verloren gaat. Deze analyse helpt ondernemers om een goede keuze te maken voor de eigen digitale inrichting.

De grens van handmatig databeheer

Excel is een geweldig programma voor berekeningen, maar het is niet gebouwd voor productbeheer. Zodra een assortiment groeit, wordt het overzicht onmogelijk. In een spreadsheet ontbreekt namelijk een centrale bron van waarheid. Dit betekent dat verschillende afdelingen vaak met hun eigen lijstjes werken. Inkoop heeft een andere versie dan marketing. Hierdoor ontstaat ruis in de organisatie.

De versnippering zorgt ervoor dat medewerkers constant gegevens moeten controleren. In plaats van te varen op het systeem, bellen of mailen zij collega’s om te checken of een kleur of maat wel klopt. Dit proces kost enorm veel tijd en de kans op een fout is levensgroot. Een verkeerde klik en de website toont de verkeerde informatie. Benieuwd of de spreadsheet-methode nog wel houdbaar is? Bekijk dan de Productdata health check voor meer inzicht.

Zoekwerk drijft de productdata kosten op

Het grootste lek zit in de uren van het team. Mensen zijn een groot deel van hun week kwijt aan het zoeken naar informatie. Denk aan het opvragen van foto’s bij leveranciers of het herstellen van fouten op de website. Dit zijn taken die steeds weer terugkomen. Deze uren dragen niet bij aan de groei van het bedrijf. Het is simpelweg het blussen van brandjes.

Voor een gemiddeld team van vijf mensen ziet de rekensom voor deze productdata kosten er zo uit:

• Teamomvang: 5 medewerkers.
• Tijdsbesteding aan controles: 90 minuten per persoon per week
• Totaal verlies per week: 7,5 uur voor het gehele team
• Jaarlijkse tijdsbelasting: 390 uur (op basis van 52 weken)
• Gemiddelde loonkosten: € 25 per uur (bruto)
• Totale kosten door inefficiëntie: € 9.750 per jaar

Dit bedrag is weggegooid geld. Het team doet werk dat een goed systeem automatisch regelt. Volgens cijfers van het CBS zijn personeelskosten per gewerkt uur in 2024 met 6% toegenomen en nemen de grootste hap uit het budget van een ondernemer. Elke euro die je hier bespaart, blijft onder de streep gewoon over. Krijgt het team deze uren terug? Dan doen zij eindelijk weer werk dat wél wat oplevert.

Foute informatie kost direct geld

Krijgt een klant een product binnen dat niet klopt? Dan gaat het direct retour. In de e-commerce komt een groot deel van de retouren door slechte data. Een kleur wijkt af of de afmetingen op de site kloppen niet. De klant rekent op de informatie in de shop. Is die fout, dan is de klant ontevreden en heb jij extra kosten. Dit verhoogt de jaarlijkse productdata kosten direct.

De gemiddelde kosten per jaar bij 10 retouren per maand:

• Directe transportkosten: Gemiddeld € 12,50 per retour (€ 1.500 per jaar)
• Magazijnverwerking: Controle en heropname in de voorraad (€ 960 per jaar)
• Nieuwe verzendingen: Het alsnog leveren van het juiste product (€ 1.200 per jaar)
• Totale kosten: € 3.660 per jaar

Naast dit bedrag loop je ook het risico dat een klant nooit meer terugkomt. Een nieuwe klant binnenhalen is veel duurder dan een bestaande klant houden. Slechte data vreet dus op twee manieren aan de winst.

Gemiste omzet door te late marktintroductie

Slechte data zorgt ook voor vertraging. Liggen de producten al in het magazijn, maar staan ze nog niet online? Dan verkoop je niets. In een bedrijf zonder centraal systeem duurt het invoeren van nieuwe spullen vaak weken. Terwijl de concurrent al verkoopt, zit jouw team nog te puzzelen met Excel-lijsten. Dit zijn indirecte productdata kosten die hard aantikken.

Een rekensom voor gemiste marge:

• Nieuwe producten: 100 per jaar
• Vertraging:  2 weken per product
• Marge per week:  € 50 per product
• Gemiste winst: € 10.000 per jaar

Dit geld blijft op de plank liggen. In een markt die snel verandert, is snelheid alles. Hoe eerder de data op orde is, hoe sneller de verkoop start.

Het overzicht van alle productdata kosten

Tellen we alles bij elkaar op? Dan schrikken de meeste ondernemers van het totaalbedrag. Voor een gemiddeld MKB-bedrijf ziet de jaarrekening voor deze verborgen productdata kosten er als volgt uit:

Ruim €23.000 per jaar. Dat is de prijs van de “gratis” Excel-methode. Voor grotere bedrijven ligt dit bedrag vaak nog veel hoger. Het nadeel van Excel is dat het niet meegroeit. Wil je meer producten verkopen? Dan heb je meer mensen nodig om de lijsten bij te houden. De fouten stapelen zich op en de kosten stijgen. Excel werkt dan als een handrem op de groei van het bedrijf.

Automatisering verdient zichzelf terug

Veel mensen kijken alleen naar de prijs van nieuwe software. Die kosten zie je direct in de boekhouding. Maar zet die investering eens af tegen het verlies van €23.410 per jaar. Vaak is een goed systeem voor productbeheer goedkoper dan de jaarlijkse schade door fouten en zoekwerk.

Een centraal systeem haalt de herhaling uit het werk. De productdata kosten dalen daardoor direct. De meeste bedrijven verdienen de investering binnen een jaar terug. Bovendien geeft het rust. Je weet zeker dat de informatie op elk kanaal klopt. Of het nu gaat om de webshop, een marktplaats of een catalogus. Meer uitleg over hoe dit werkt vind je in het artikel: Wat is een PIM?.

Conclusie: Maak je eigen situatie inzichtelijk

Slechte informatievoorziening is een sluipmoordenaar voor de marge. Omdat de kosten versnipperd zijn over verschillende afdelingen, valt het totaalbedrag zelden op. Maar wie de uren en de fouten optelt, ziet de noodzaak voor verandering. Niets doen is een dure keuze die de productdata kosten onnodig hoog houdt.

De eerste stap naar verbetering is weten waar je staat. Elk bedrijf is anders en heeft andere marges of uurlonen. Maak daarom een eigen berekening op basis van de werkelijke cijfers in de organisatie. Dat geeft een eerlijk beeld en een stevige basis voor de toekomst.

Download de ROI-calculator

Om dit makkelijk te maken, staat er een hulpmiddel klaar. Met de calculator bepaal je snel de financiële impact voor de eigen situatie. Vul de eigen cijfers in en zie direct wat er te besparen valt.

Download de ROI Calculator

Blijkt uit de berekening dat de huidige methode te veel geld kost? Onderzoek dan wat de volgende stap is in de digitalisering van het bedrijf. Dat zorgt voor gezonde groei en blije gezichten op de werkvloer.