Je bent als fabrikant verantwoordelijk voor de productdata die je bij je klanten aanlevert. Je verkoopt via je eigen webshop, staat op bol.com. en je levert al jaren aan diverse groothandels en retailers die jouw producten doorverkopen, allemaal via hetzelfde vaste Excel-formaat.
Drie kanalen, drie compleet verschillende manieren van werken. Jij zit intussen met verschillende Excel bestanden, die stiekem allemaal een andere waarheid vertellen. Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou: we laten zien waarom het beheren van meerdere verkoopkanalen in Excel vroeg of laat misgaat, en wat je eraan kan doen voordat het je omzet kost.
Drie kanalen, drie werkelijkheden
Elk verkoopkanaal wil productinformatie op zijn eigen manier. Je webshop wil mooie lange beschrijvingen en sfeerfoto’s. Bol.com wil exact de juiste categorie, GTIN’s en verplichte attributen, anders wordt je product simpelweg geweigerd. En je groothandels en retailers willen allemaal hetzelfde: één vast Excel-format met precies de kolommen zoals ze die altijd krijgen.
Het resultaat: drie versies van “dezelfde” productinformatie die stug naast elkaar blijven bestaan. Eén master-Excel die niemand meer helemaal begrijpt. Een exportje voor bol.com dat drie weken geleden voor het laatst is bijgewerkt. En dat ene grote dealerbestand waar jouw klanten blind op vertrouwen. Dat bestand zou eigenlijk nooit meer zomaar aangepast zou mogen worden, maar dat tóch gebeurt. Grappig genoeg is het bijna nooit dezelfde collega die alle drie bijhoudt.
Waarom je Excel bestand uiteindelijk verliest
Excel is fantastisch voor een rekensom of een eenmalige lijst. Voor het structureel beheren van productdata over meerdere kanalen is het gewoon niet gebouwd. Dit zijn een paar zaken die je vast herkent:
- Versiebeheer wordt gokwerk. Welk bestand is nu leidend? Degene die het laatst is opgeslagen, of degene die “definitief versie 3 laatste” heet?
- Elke kanaalwissel is handwerk. Een prijswijziging doorvoeren betekent hetzelfde getal drie keer overtypen, in drie verschillende structuren. Of bidden dat je formules overal goed staan en naar de juiste nieuwe broncellen verwijzen.
- Fouten sluipen erin. Eén verkeerd gekopieerde cel in het dealerbestand en tientallen wederverkopers krijgen tegelijk een fout gewicht, of de kleur op je webshop heet ineens iets anders dan op het productetiket staat.
Even je artikelen bijwerken? Dit is wat er in de praktijk gebeurt
Neem een doodgewone taak: je assortiment op de webshop, bol.com en je dealers moet weer kloppen met wat je daadwerkelijk verkoopt. In je ERP wordt dagelijks gemuteerd: producten komen erbij, lopen uit, en gaan op “vervallen” zodra de laatste voorraad het magazijn uit is. Om je kanalen weer op orde te krijgen, doorloop je steevast dezelfde stappen.
Eerst haal je een export uit je ERP. Daaruit filter je alles weg wat niet op je verkooplijst thuishoort: maatwerkartikelen, specials, private label, onderdelen, en interne artikelen zoals verpakkingsmateriaal, labels en marketingspul (denk aan folders, pennen, etc.). Hoe rommeliger je ERP-structuur, hoe langer het filteren duurt, elke keer opnieuw.
Dan vergelijk je die lijst met wat er nu in je kanaal-sheets staat. Alles wat daar nog wél in staat maar niet meer in je nieuwe lijst, moet eruit of gemeld worden als vervallen. Een andere manier om in data aan te geven dat iets niet meer bestaat is er eigenlijk niet: je haalt het record weg, of je markeert het expliciet als vervallen.
Pas daarna voeg je de nieuwe artikelen toe, meestal aan al je kanalen tegelijk (al hoeft dat natuurlijk niet). Drie handmatige stappen, telkens opnieuw, bij elke update. Geen wonder dat “productdata bijwerken” bij niemand bovenaan het favorietenlijstje staat.
Dat laatste punt is geen kleinigheid. Uit onderzoek van GS1 Nederland blijkt dat producten met complete, consistente productinformatie beter converteren. Gemiddeld oriënteert zo’n 80% van de klanten zich online voordat ze iets kopen. Ontbreekt die informatie of klopt hij niet, dan haakt de klant vaak af, of gaat deze naar de concurrent.
Multichannel verkopen is bovendien allang geen uitzondering meer. Volgens CBS verkocht in 2024 zo’n 28% van de Nederlandse bedrijven met tien of meer werknemers via e-commerce, met een eigen website of app als grootste kanaal. Voeg daar een marktplaats, een groothandel en gewone winkels met tientallen vaste klanten aan toe. Voor je het weet verkoop je via allerlei verschillende kanalen tegelijk. Dat zorgt er wel voor dat het bijhouden van alle gegevens ineens een stuk ingewikkelder wordt.
Neem een fictief maar herkenbaar voorbeeld: een fabrikant van keukenapparatuur die via zijn eigen webshop, bol.com én veertig vaste groothandels en retailers verkoopt. Met drie bestandsstructuren, niet meer. Een simpele naamswijziging van een product moet nog altijd drie keer kloppend worden doorgevoerd: in de webshop-tekst, in de bol.com-feed en in dat ene dealerbestand waar veertig klanten tegelijk op vertrouwen. Vergeet je die derde, of tik je er daar iets verkeerd in, dan hoor je dat niet van één klant maar van tien tegelijk. Vermenigvuldig dat met honderden producten en een paar keer per jaar. Dan begrijp je waarom “even een prijsje aanpassen” ineens een dagtaak wordt.
Benieuwd hoeveel tijd (en omzet) jouw kanalenmix je nu al kost? Plan een gratis kennismaking en we denken vrijblijvend met je mee.
Hoe voorkom je dat je kanalen elkaar tegenwerken
Het goede nieuws: je hoeft dit niet op te lossen door nóg strenger in Excel te gaan werken. Het echte probleem is namelijk niet je discipline, maar het feit dat je meerdere waarheden probeert bij te houden waar er maar één zou moeten zijn.
Werk toe naar één bron van waarheid
In plaats van drie of vier losse bestanden werk je toe naar één centrale plek waar al je productinformatie staat: de juiste naam, de juiste GTIN, de juiste beschrijving, per taal en per kanaal waar nodig. Vanuit die bron voed je dan je webshop, je marktplaats-feed en je exports voor retailpartners. Wijzig je iets, dan wijzigt het overal tegelijk mee. Zet je een artikel op vervallen, dan verdwijnt het overal tegelijk mee: geen handmatige vergelijking tussen je ERP-export en je kanaal-sheets meer nodig.
Ken je kanaaleisen voordat je gaat structureren
Elk kanaal heeft zijn eigen verplichte velden en formaten. Breng dat gewoon één keer goed in kaart: wat wil bol.com, wat wil je groothandels- en retailkanaal, wat wil je eigen webshop. Dan hoef je achteraf niet steeds handmatig te puzzelen welk kanaal nu weer iets anders eist.
Maak iemand verantwoordelijk
Klein zinnetje, grote gevolgen: als niemand écht eigenaar is van de productdata, is iedereen een beetje eigenaar en dus uiteindelijk niemand. Eén duidelijke eigenaar, of een klein team, dat verantwoordelijk is voor de kwaliteit, voorkomt dat elk kanaal zijn eigen interpretatie van de waarheid ontwikkelt.
Wil je dieper in dat eerste punt duiken? We schreven eerder al over wat versnipperde productdata je in Excel daadwerkelijk kost én over de tien signalen dat je productdata uit de hand loopt.
Je bent niet de enige
Zit je hier middenin, weet dan: dit speelt bij meer bedrijven dan je denkt. Het is nu eenmaal gewoon wat er gebeurt als je bedrijf groeit en Excel niet meegroeit.
We schreven eerder al over hoe je productdata rechtstreeks je omzet raakt, ook als je zelf geen webshop hebt. De vraag is niet óf je hier tegenaan gaat lopen, maar wanneer je besluit dat het slimmer kan. En dat hoeft geen enorm project te zijn: vaak begint het met simpelweg in kaart brengen waar je nu staat.
Wil je eens sparren over jouw specifieke situatie, zonder verplichtingen? Plan een gratis kennismaking en we kijken samen waar de meeste tijdswinst voor jou te halen valt.
Veelgestelde vragen
Moet ik meteen een PIM-systeem aanschaffen als ik dit herken?
Niet per se. Begin met in kaart brengen welke kanalen je bedient en welke eisen ze stellen. Pas als dat overzicht er is, kun je goed inschatten of centraliseren van je productdata de volgende logische stap is.
Werkt dit ook als ik nog maar twee kanalen heb?
Zeker. De chaos begint vaak al bij twee kanalen en wordt met elk kanaal erbij exponentieel groter. Vroeg beginnen met structureren scheelt je later veel opruimwerk.
Wat kost het als ik hier niets aan doe?
Dat verschilt per bedrijf, maar denk aan uren handmatig werk per week, foutgevoelige data die klanten of retailpartners afschrikt en gemiste verkopen doordat producten niet gevonden worden. Reken het gerust even door met onze ROI-berekening voor productdata.